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Im BlickPUNKT:

mobile SALES assistant - unsere Anwender berichten.

Case Study ALFRED HORN KG, Neuwied

ALFRED HORN KGTablet und Stift ersetzen Papier und Stift - Einsatz EXEC mobile SALES assistant bei Firma Alfred HORN KG

Der Außendienst der Firma Alfred HORN KG nutzte noch in jüngster Vergangenheit in herkömmlicher Weise ein Auftragsformular in Papierform. Um vor Ort beim Kunden „beweglich“ zu sein, waren Stift und Papier bislang die praktikabelste Lösung. Abends wurden die Aufträge des Tages dann gesammelt an den Innendienst zur Bearbeitung weitergegeben.

„Digitale Lösungen waren bisher ungeeignet, Laptoplösungen waren nicht effizient, Laptops zu unhandlich, die bisher verfügbaren Geräte zu langsam und die Akkuleistung zu gering. Wir haben vor Ort beim Kunden nun mal nicht die Zeit, um auf das Laden bestimmter Anwendungen zu warten“, schildert Rolf Horn, Geschäftsführer der Alfred HORN KG. Abgesehen von der Umweltbelastung durch den hohen Papierverbrauch sei diese „Zettel-Lösung“ zwar stets die einzig Sinnvolle gewesen, doch sei die gebündelte Übergabe an den Innendienst sowie die dortige Stapelbearbeitung suboptimal.

„Mit dem Tablet und einer individuellen Software der Firma EXEC ist es nun ganz leicht Papier und Stift durch Tablet und Stift zu ersetzen“, berichtet Rolf Horn stolz.

Der optimale Ansatz für Horns Außendienstmitarbeiter war eine einhändig bedienbare Lösung, eine Lösung ohne Tastatur-Einsatz, was bei bisherigen Systemen leider immer Voraussetzung war. Denn vor Ort sind die Mitarbeiter oft mit dem Kunden im Lager oder Ladengeschäft unterwegs. Die Nutzung eines Laptops und die Eingabe über Tastatur wäre gänzlich ungeeignet. „Meine Mitarbeiter haben schließlich nur eine Hand frei - und mit der lässt es sich besser schreiben als tippen“, so Rolf Horn.

Entwickelt wurde das neuartige elektronische Auftragsformular der Firma Alfred Horn KG von der EXEC Software Team GmbH. Im engen Dialog entstand eine schlanke, aber äußerst nützliche Web-Anwendung.

Wichtig war dem Unternehmen, dass der Einarbeitungsaufwand für die Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert ist - und dass mindestens die gleichen „Funktionen“ vorhanden bleiben:

  • schnelles, handschriftliches Ausfüllen der Auftragsformulare per Stift
  • Anfertigen von Skizzen auf dem Formular
  • Nutzbarkeit auch ohne bestehende Internetverbindung

Zusätzlich sollten die vom Außendienst erfassten Aufträge zukünftig zeitnah elektronisch an den Innendienst übermittelt werden.

Die fertige Lösung erprobten EXEC- und HORN-Mitarbeiter gemeinsam in einem Feldversuch vor Ort bei Kunden der ALFRED HORN KG. Aufgrund der durchweg positiven Resonanz von Mitarbeitern und Kunden, entschloss sich Geschäftsführer Rolf Horn den EXEC mobile SALES assistant kurzfristig allen HORN-Außendienstmitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Inzwischen schreibt der Außendienst sämtliche Aufträge nun händisch mit einem Eingabestift aufs Tablet. Das Schöne daran: das bewährte „alte“ Auftragsformular wurde digital nachgebildet. Zur Freude der Mitarbeiter, denn die Einarbeitung war somit sehr einfach.

Und das Beste: Der Auftrag wird direkt versendet und kann sofort im Innendienst bearbeitet werden. „Das spart uns und dem Kunden mindestens einen Tag Lieferzeit!“, so Horn stolz. „Entspannt und just-in-time. Kein Ärger mit lästigen Programmen und Tastaturen, dafür elektronische Dokumente, die sofort in die Weiterbearbeitung gehen.“

Beim EXEC mobile SALES assistant, den Firma HORN in Betrieb hat, wurde des Weiteren der Kundenstamm einschließlich der unterschiedlichen Ansprechpartner integriert. Per GPS und Positionsbestimmung werden dem Außendienstmitarbeiter somit alle Kunden in der Umgebung angezeigt. Per Liste und komfortabel in einer Kartenansicht. Hieraus lässt sich gleich personalisiert ein neues Auftragsformular erstellen.

In der Tat habe sich seit der Einführung bei Außen- und Innendienst ein entspannteres Arbeiten eingestellt, die Bearbeitung funktioniere schneller und die Kunden seien zufrieden, erklärt Horn.

„Und das alles nur durch die sinnvolle und individuelle Nutzung dieses neuen Kommunikationsweges über das Tablet von Samsung! Auch unser Innendienst ist begeistert, so können Aufträge mit zusätzlichen Fotos, Skizzen und handschriftlichen Hinweisen versehen werden, was für die Nachbearbeitung oft sehr hilfreich ist.“

Bei Firma Alfred Horn KG wurde der Außendienst mit Tablets der Modellreihe Samsung Ativ Smart PC ausgestattet, man arbeitet auf Windows 8.1 Pro.